ホームページを制作する目的

まず更新システムについて説明する前に、なぜそれが必要なのか考えます。ホームページを制作する場合には、目的は何でしょうか。ブランディングや集客のためなど、様々な理由が考えられますが、その目的を達成するためにどのようなホームページの仕様が必要となるでしょうか。

ホームページを更新する必要があるかどうか

ホームページは基本的には更新することで新しい情報が追加され、最新情報をユーザーにいち早く発信できるツールとして活用されています。コーポレートサイトやサービスサイトなど種類を問わず、ユーザーに向けて常に新しい情報を発信するためには、ホームページの更新が必要となる場合がほとんどです。

ではホームページを更新する必要があれば、社内で更新管理していくのか、制作会社など社外の人に依頼するのか、どちらが良いのかを考えていきます。

更新管理する担当について

ホームページを更新することが決まれば、誰が更新を担当するのか、といった問題が出てきます。社内で更新する場合もあれば、制作会社などの別の会社へ依頼している場合もあります。

社内でホームページの更新をする場合

比較的大きな規模の会社ではホームページを管理する部署があり、技術的なことも分かる専門的な担当者がいる場合は、更新を社内ですることが可能です。しかし社内で管理はしていても専門的な知識がない場合は、更新システム（CMS）を導入して更新しています。

更新は制作会社などに依頼している場合

ホームページの更新はしているけど、社内に担当者はおらず外注している場合もあります。この場合は毎月決まった更新を外部へ依頼している場合や、数ヶ月に一度や不定期で依頼する場合もあります。

制作会社などの外部へ依頼する場合には、社内の担当者の時間やコストは削減されますが、依頼するためのコストがかかります。

また、更新内容を社内でまとめて外部へ依頼するので、やりとりに時間がかかる場合も多く、タイムリーな情報発信が難しい場合もあります。

情報更新が必要なコンテンツについて

更新システムを考えるときに、どういったことをホームページで情報更新していくかについても、事前に考えておくことが重要となります。

コーポレートサイトでは、新着情報として1つのコンテンツを作り、展示会への出展や新商品の発表、事務所の移転などの情報を更新していることが多いです。他にもブログや、お客様の声など、様々なコンテンツの更新があります。

どういった情報をユーザーが求めているのかを考え、また会社としてどこまですることができるのか、そういった観点から更新コンテンツを決めていきます。

ホームページ更新システム（CMS）とは

社内でホームページを更新していきたいと考える場合で、専門的な知識を持った担当者がいない場合には、更新システム（CMS）を導入することで簡単に社内で更新することができます。

CMSとは

ホームページの更新システムは、CMS（Contents Management System：コンテンツマネジメントシステム）と呼ばれています。ホームページを制作するときに必要な専門的な知識がなくても、簡単に更新できるシステムのことを指しています。

ちなみにCMSとして存在するシステムは1つではありません。操作や費用などもバラバラですので、社内でどういったコンテンツを更新をしていきたいのか、ボリュームや予算に合うシステムを選ぶことができます。

更新システム（CMS）を導入するメリット

導入するメリットをご説明します。

新規ページ制作や更新が社内で簡単にできる

更新システムを導入していなければ専門的な知識が無いため、新しいページを追加したり、コンテンツを追加することは難しくなっています。しかし更新システムを導入することで、簡単に更新が可能となります。

新製品が公開されたので、スペックなどの詳細情報を含めた製品ページを1ページ追加したり、新しいスタッフが入社したのでスタッフ紹介ページに1名追加など、様々なコンテンツの追加や更新が社内でできるようになります。

外部へ依頼する手間が省ける

更新システムを導入していなければ、都度制作会社などへ依頼を出します。まず社内で情報をまとめて外部へ依頼し、その後チェックバックや修正があります。こういったやりとりが重なれば、なかなかホームページを公開することができません。

社内で更新することが出来れば、やりとりがスムーズかつスピーディーに公開することができます。

タイムリーな情報公開が可能

ホームページは新しい情報を出来るだけ早くユーザーにお知らせすることで、ユーザーにメリットが生まれ、会社やホームページの信用度も上がります。更新システムを導入により、外部へ依頼する手間を省き、タイムリーな情報公開が可能となります。

更新システム（CMS）を導入するデメリット

導入するデメリットについてもお伝えします。

社内でやることが増える

制作会社などへ頼らず、社内で更新が出来るので、社内で情報をまとめたり、更新作業、チェック作業などのタスクが増えます。

更新範囲外のことはCMSで不可能

更新システムを入れる場合には、ホームページを制作する際に、更新するコンテンツを決め、どのように更新するのかをある程度決めます。そのため、計画外のコンテンツは更新することが出来ないことがほとんどです。

全ての会社にとって更新システムは良いことばかりではありません。社内で出来ることや体制を整えた上で、社内で更新することと外部へ依頼することをまずは分けます。その上で効率よく進行できると、ユーザーにとっても会社にとっても更新システムを導入することがメリットとなります。

更新することで集客しやすいホームページへ

ホームページの更新システムを考える際には、導入することで目的達成ができるか考える必要があります。

ホームページの更新コンテンツについて

ホームページのコンテンツには、よく更新するコンテンツとそうではないコンテンツがあります。

導入のメリット・デメリットに書きましたが、更新システムでカバーできるコンテンツには限りがあります。また出来る限り更新できるコンテンツにしておくことは、工数がかかるため、予算に余裕がなければ難しいです。

よく更新するコンテンツ

更新コンテンツとして一般的なのは、新着情報やブログ、お客様の声などです。製品情報を持っている会社では、定期的に新製品が出る場合には製品情報も更新コンテンツとして扱うと、ユーザーにタイムリーな情報公開が可能となり、メリットとして大きいです。

社内体制を整えることが重要

更新システムを導入する際には、誰がどういったスケジュールでホームページの更新が可能かを事前に決めておく必要があります。

更新システムは導入したものの、更新を担当する人が忙しく作業が出来なかったり、社内のチームはあるものの、担当が決まらず更新が不可能といった状態では更新システムを導入した意味がないからです。

また更新を担当するのは、1人ではなく複数人が更新できるようマニュアルを共有したり、更新コンテンツごとに担当を決めると、スムーズに更新することができます。

ホームページを更新することで、ユーザーに情報を届けたり、アクセスを集めることにつながり、最終的には集客につなげることが目的なので、社内体制を整えて目的を達成できるホームページを制作することが重要です。

まとめ

ホームページの更新システム導入を考える場合には、まずは更新する必要があるかどうかや、更新するコンテンツについて検討してみてください。

ホームページの更新システムはCMSと呼ばれています。更新システムを導入することによって、ホームページについての専門的な知識がない社内担当者でも更新できることが一番のメリットとなります。他には外部に依頼する手間を省けたり、社内で更新できることにより、いち早くユーザーに情報を発信できることもメリットといえます。

しかしデメリットとしては、何でも更新システムで対応できるわけではないため、場合によってはホームページ制作の会社へ相談することもあります。また社内の担当者に負担がかかることもデメリットといえるかもしれません。

ホームページを社内で更新することで、より集客しやすいホームページとなるように、更新コンテンツを絞る、社内体制を整えるなどの工夫が必要です。

弊社でも更新システムを導入したホームページの制作（自社で更新制作CMSプラン）を承っております。お気軽にご相談くださいませ。