1. 優秀なWEB担当者に依存していませんか？

社内にホームページ運用を任せられる担当者がいることは、中小企業にとって大きな支えになります。一方で、その業務が特定の一人に集中している場合、担当者が不在になった際に更新や管理が止まってしまうリスクも抱えることになります。特に、制作会社とのやり取りやサーバー・ドメインの管理まで任せきりになっている場合は、影響が広がりやすいため注意が必要です。

1-1 中小企業における担当者の重要な役割

ごく稀に、中小企業の中にWEB関連の業務全般をスムーズにこなせる社内のWEB担当が在籍していることがあります。彼ら彼女らは単にブログの記事を更新するだけでなく、アクセス解析ツールを用いたレポート作成や、SNSアカウントの運用まで幅広い実務を担っています。

IPA（独立行政法人情報処理推進機構）の「DX白書」などの調査では、日本全体でIT人材不足が課題とされており、特に中小企業では採用・育成の難しさが指摘されています。そのため、一定範囲のIT業務を社内で対応できる人材は、企業にとって非常に貴重な存在です。たった一人で会社のWEBサイト運営を回しているケースも珍しくありません。

（参考：https://www.ipa.go.jp/jinzai/chousa/skill-henkaku2024.html）

1-2 社長の指示を形にする制作会社との連携役

中小企業の経営者様は事業の最前線に立っているからこそ、直感的なアイデアや「こんな見せ方をしたい」という突拍子もない思いつきの指示を出すことがよくあります。社内のWEB担当は、この抽象的な要望を具体的な形に落とし込む実務能力を持っています。

彼ら彼女らは社長の言葉を汲み取り、外部の制作会社に伝わるようにシステムやデザインの仕様をまとめる要件定義を行ってくれます。専門用語が飛び交う制作会社とのやり取りにおいて、担当者が窓口をまとめて対応している状態であり、社長自身が細かなディレクションをする手間を省いています。この連携役がいるからこそ、プロジェクトが円滑に進む側面があります。

1-3 ホームページ更新からインフラ管理まで一人で回す状況

社内のWEB担当は、制作会社とのやり取りに加えて、日々の簡単なテキストの修正や画像の差し替えも自ら完了させます。さらに見落とされがちなのが、ホームページを表示するために不可欠なサーバーやドメインの契約管理です。

これらの契約更新やパスワードの管理まで、すべて担当者個人のパソコン内に留まっているケースが散見されます。特定の業務を特定の人物しか把握していない属人化が進むと、その担当者が休職や退職をした瞬間に、誰もホームページの裏側にアクセスできなくなる事態につながります。

2. 優秀な人材ほど突然辞めてしまうことがあります

担当者が長く働いてくれることは理想ですが、不満を抱え込み、ある日突然退職を希望する事態も起こり得ます。個別事情による部分も大きいため一概には言えませんが、中小企業が陥りがちな構造的な課題について整理します。

2-1 仕事ができる人へタスクが集中する

手際よく仕事を進める担当者に、本来の業務範囲を超えたタスクが次々と舞い込んでしまう現象が起きていないでしょうか。WEBサイトの運用だけでなく、社内のパソコンやプリンターのトラブル対応、さらには社内ネットワークの構築まで頼まれる・・・という会社も過去に見てきました。

「あの人に聞けば解決する」と周囲も頼りにしてしまうため、本人は断りきれず対応を続けます。他部署の社員とは比べ物にならないほどの業務量を抱え込み、本来注力すべきWEB集客に時間を割けず疲労ばかりが蓄積していく、といったご相談を実際に受けることがあります。

2-2 人事評価制度の不足と給与に反映されない不満

業務量や対応範囲が広がっているにもかかわらず、給与や待遇に反映されないことが、退職を考えるきっかけになります。多くの中小企業では、経営者が自ら営業活動を行っていることもあり、間接部門のスキルや貢献度を測る人事評価制度が十分に整備されていない傾向があります。

厚生労働省の雇用動向調査などでも、労働条件や給与への不満は離職理由の上位に位置しています。社内のWEB担当は「これだけ会社に貢献し、他部署のサポートまでしているのに、給料が全然増えない」というフラストレーションを溜め込みやすくなります。

（参考：https://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/koyou/doukou/26-1/dl/gaikyou.pdf）

2-3 水面下で転職活動を進める現実

日々の業務に追われながらも現状の課題を冷静に分析できる担当者は、会社に改善を求めても環境が変わらないと判断した時点で、水面下で転職活動を始めることがよくあります。

彼らはインターネットでの情報収集や比較がしやすい環境にあるため、条件の良い求人を見つけるのにも慣れています。 次の働き口を確保した状態で、引き止めが難しいタイミングで退職を申し出ます。社長や周囲の社員は突然のことに驚きますが、本人の中では時間をかけて導き出した結論です。

こうした事態を防ぐには、日頃から担当者の業務量を見直し、適切な評価とコミュニケーションを行うことが求められます。

3. WEB担当者が退職した後に起こる業務のストップ

実際に社内のWEB担当が不在になった際、具体的にどの業務に支障が出るのかを把握しておくとトラブルを防ぎやすくなります。後任が決まるまでの間や、引き継ぎが不十分だった場合に起こりうる影響について解説します。

3-1 制作会社との連携や要件定義が途絶えるリスク

担当者が辞めてしまうと、これまで制作会社とのやり取りをまとめていた窓口が消滅します。社長や社内ディレクションに不慣れな別の社員が直接制作会社と連絡を取ることになりますが、専門的な知識がないために要望が正確に伝わらず、コミュニケーションエラーが発生しやすくなります。

制作会社側も、指示の意図が読み取れなかったり、確認作業に時間がかかったりすることで、予定していた公開スケジュールに遅れが生じます。自社の要望を的確にまとめ、外部業者に依頼するその役割が抜けてしまうことは、WEB戦略において大きなタイムロスとなります。

3-2 ホームページの更新やSNS運用が止まる影響

日常的に行われていたホームページのお知らせ更新、ブログ記事の追加、SNSの投稿といった実務が停止します。新しい担当者を急遽決めたとしても、操作に不安があり、結果として更新が止まってしまうケースがほとんどです。

情報の鮮度が低く見られ、特に情報の更新が重要な業種では検索エンジンの評価に影響を受けやすいと考えられます。また、SNSに関しても継続的な発信が企業理解につながるとされているため、更新が途絶えることで見込み客との接点を失うことになります。

3-3 インフラ管理状況が不明になる危険性

ドメインやサーバーといったインフラ関連の管理状況が不明になることは、企業にとって致命的なダメージになり得ます。これらの契約は通常1年ごとの更新が必要ですが、退職した担当者の個人のメールアドレスで管理画面に登録されていた場合、更新期限を知らせる通知が社内の誰にも届かなくなります。

契約期限が切れて放置すると完全に失効し、その後は第三者に取得される可能性があります。同一ドメインでメールを運用している場合、ホームページが表示されなくなるだけでなく、社員全員の会社用メールアドレスが使えなくなるというトラブルに発展します。

 実際にあった事例を紹介します。

とある会社では、ずっと一人で社内のWEBサイト管理をしていた方が退職され、ドメイン・サーバーの管理を誰も引き継いでいませんでした。そしてある日「クレフさん！ホームページが見れなくなっています、メールも急に使えなくなりました」と連絡が入りました。私の方で調査してみると「クレジットカードの期限が切れて費用の支払いが出来ていなかった。」という単純なミスが原因でした。支払っていただくことで即日状況が改善されたのですが、恐らく何通もサーバー会社からメールが来ていたはずです。

今まで一人に任せきっていたため、誰もサーバー会社からのメールを気に留めていなかったのです。

4. 担当者が辞めても困らないための具体的な事前対策

こうした事態を防ぐには、日頃から情報の共有と業務の分散を進めておくことが現実的です。特定の個人のスキルに依存しすぎない体制を整えるために、今日から取り組める対策を紹介します。

4-1 ドメインやサーバーなどの重要IDを会社で管理する

まず最初に着手すべきことは、ホームページ運営に関わるすべてのログイン情報を会社として一元管理することです。ドメイン管理会社、サーバー管理会社、CMSの管理画面など、重要なIDとパスワードはスプレッドシート等でリスト化し、経営陣もアクセスできる状態にしておくとトラブルを防ぎやすくなります。

アカウントの登録メールアドレスも、担当者個人のアドレスではなく、代表アドレスなど会社の誰もが確認できる共通のアドレスを使用するように設定を変更してください。これらの情報は会社のデジタル資産を守る鍵となります。

4-2 業務の属人化を防ぐ人員配置とマニュアル化

一人の社員にすべての更新作業が集中する状況を解消するために、業務の分散を行います。現在の担当者に依頼して、ブログの投稿手順や画像の差し替え方法など、日常的に発生する作業のマニュアルを作成してもらいましょう。

その上で、営業部門の社員でも事例紹介のページを更新できるようにしたり、事務部門の社員がお知らせを投稿できるようにしたりと、複数の社員が簡単な操作を行える状態を作ります。組織全体で運用を分担する体制を構築することで、急な担当者不在時でも運用を止めずに済みます。

4-3 専門的な業務の外部委託を視野に入れる

社内で対応しきれない高度なプログラミングや、専門的なSEO施策については、無理に社内で引き継ごうとせず、外部の制作会社に委託するという形が現実的です。判断に迷う場合は、次のような違いを目安にすると整理しやすくなります。 

項目	内製（社内の担当者）	外部委託（制作会社）
コスト	継続的な人件費が発生する	必要な作業に応じた費用が発生する
専門性	担当者個人の保有スキルに依存する	専門チームによる最新の知見を活用できる
属人化リスク	退職時にノウハウが失われるリスクがある	法人としての契約のため業務が途絶えにくい
作業に着手できる早さ	社内調整がスムーズであれば即座に対応可能	見積もりや依頼のやり取りに日数を要する

 専門性の高い領域は外部委託を活用し、社内ではディレクションや簡単な更新に留めることで、属人化のリスクをコントロールしながら品質を維持できます。

5. WEB集客を止めないための持続可能な運営体制へ

退職というリスクを乗り越え、企業の売上を支える集客を止めないためには、担当者個人のスキルに依存しすぎない体制を整えることが現実的です。長期的な視点での組織づくりについて解説します。

5-1 社内体制の見直しと評価制度の重要性

現在活躍している社内のWEB担当に長く定着してもらうためには、彼らの業務実態を正確に把握し、成果を評価する仕組みを整えておくことが大切です。ホームページ経由の問い合わせ件数や、社内のITインフラ整備による業務効率化への貢献度など、具体的な指標を設けて給与や賞与に反映させる評価基準を検討しておくとトラブルを防ぎやすくなります。

定期的な面談を実施し、抱えている業務過多の悩みやキャリアへの希望をヒアリングする機会を設けてください。経営陣がIT業務の価値を理解し、歩み寄る姿勢を見せることがモチベーション維持につながります。

5-2 外部の制作会社を頼れるパートナーとして活用する

社内の人材育成や体制づくりと並行して、信頼できるWEB制作会社をパートナーとして見つけておくことも強力なリスクヘッジになります。単なる外注先としてではなく、自社のビジネスモデルや課題を理解してくれる制作会社がいれば、保守管理や集客の壁打ち相手として幅広く頼るという形が現実的です。

社内の担当者が退職してしまった場合でも、日頃からコミュニケーションを取っている制作会社がいれば、スムーズに状況を引き継ぎ、運用を代行してもらうことができます。自社のリソースと外部の専門知識を組み合わせることがポイントです。

5-3 トラブルに強い、安定したホームページ運営を目指して

ホームページは、企業の営業活動を休まず支えてくれる重要なツールです。しかしその裏側で支えている業務が特定の一人に偏っていると、想定外の人事トラブルが生じた際に大きなダメージを受けます。

日頃から情報の共有と業務の分散を進めておくと、予期せぬ担当者の不在時にも焦ることなく対応できるようになります。この記事でお伝えしたIDの一元管理やマニュアル化など、今日からできる事前対策を一つずつ実践し、担当者個人のスキルに依存しすぎない体制を整えることが、結果として安定した運用につながると考えられます。

• 社内でのWEB管理が属人化している
• WEBサイト運用の外注化を検討している
• 現状の社内のWEB管理を見直したい

そのような方は、是非クレフまでお気軽にお問い合わせください。